Wanbetaler aanmanen: van herinnering tot deurwaarder
Een klant die niet op tijd betaalt is vervelend, maar veelvoorkomend. Door een vast stappenplan te volgen, vergroot je niet alleen de kans dat je toch betaald wordt, maar voorkom je ook dat je zelf in de fout gaat met de wettelijke regels rond aanmaningen en incassokosten.
Stap 1: een vriendelijke herinnering
Is de betalingstermijn net verstreken, stuur dan eerst een korte, vriendelijke herinnering. Vaak is een gemiste betaling simpelweg een kwestie van vergeten of een administratieve fout bij de klant. Noem het factuurnummer, het bedrag en de oorspronkelijke vervaldatum, en geef een nieuwe, korte termijn om te betalen.
Stap 2: de officiële aanmaning (14-dagenbrief)
Reageert de klant niet op de herinnering, dan volgt de officiële aanmaning. Bij particuliere klanten ben je wettelijk verplicht om eerst een aanmaning te sturen met een extra betalingstermijn van minimaal 14 dagen, voordat je incassokosten in rekening mag brengen. Vermeld in deze brief expliciet wat de gevolgen zijn als er niet binnen die termijn wordt betaald, inclusief het bedrag aan incassokosten dat je dan gaat rekenen.
Bij zakelijke klanten (b2b) geldt deze wettelijke 14-dagenbrief niet verplicht, maar het is sowieso goede praktijk om dezelfde stap te volgen — het houdt de relatie zakelijk en transparant.
Wettelijke incassokosten
Voor incasso's bij consumenten ligt de hoogte van de incassokosten wettelijk vast via een gestaffeld percentage van de hoofdsom, met een wettelijk minimum. Bij zakelijke klanten heb je meer vrijheid om dit contractueel af te spreken, bijvoorbeeld via je algemene voorwaarden of een afgesproken rentepercentage bij te late betaling.
Controleer altijd de actuele staffel en het geldende minimumbedrag voor incassokosten via de officiële regeling, en neem deze correct op in je aanmaning — een onjuist berekend bedrag kan een rechter reden geven om de vordering (deels) af te wijzen.
Stap 3: een incassobureau inschakelen
Heeft ook de aanmaning niets opgeleverd, dan kun je de vordering overdragen aan een incassobureau. Zij nemen het verdere contact met de klant over, vaak op basis van no-cure-no-pay of een vast tarief. Dit is voor veel zzp'ers een prettige tussenstap: het bespaart tijd en energie, en een onafhankelijke partij oefent vaak meer druk uit dan jijzelf.
Stap 4: deurwaarder en rechtszaak
Blijft betaling alsnog uit, dan is de laatste stap een gerechtelijke procedure via een deurwaarder, eventueel gevolgd door een zaak bij de kantonrechter (bij kleinere bedragen) of de civiele rechter. Dit traject kost meer tijd en geld, maar geeft je wel een executoriale titel waarmee de deurwaarder loon, bankrekening of bezittingen van de klant kan laten beslaan.
Voorkomen is beter dan aanmanen
Een paar simpele maatregelen verkleinen de kans op wanbetaling aanzienlijk:
- Vraag bij grotere opdrachten een (deel)aanbetaling vooraf
- Zet een duidelijke betalingstermijn en je incassobeleid in je algemene voorwaarden
- Verstuur automatische betalingsherinneringen vóór de vervaldatum, niet pas erna
- Bied meerdere betaalmethoden aan, zoals iDEAL, om de drempel tot betalen te verlagen
FactuurMakenOnline verstuurt automatische herinneringen en aanmaningen op de momenten die jij instelt, zodat je dit nooit handmatig hoeft te bewaken.