Proforma factuur: wat is het en wanneer gebruik je het?

De term "proformafactuur" zorgt voor verwarring: het woord "factuur" suggereert een betalingsverplichting, maar een proformafactuur is juridisch en fiscaal géén factuur. Het is een voorlopig document, vaak ter informatie of ter goedkeuring, zonder boekhoudkundige gevolgen.

Wat is een proformafactuur precies?

"Pro forma" is Latijn voor "voor de vorm". Een proformafactuur toont alvast hoe de definitieve factuur eruit gaat zien — met bedragen, artikelen en eventuele btw — maar is niet bedoeld om mee te betalen en hoeft niet in je btw-aangifte verwerkt te worden. Er is geen wettelijke betalingstermijn aan verbonden.

Wanneer gebruik je een proformafactuur?

• Bij export: de douane vraagt vaak een proformafactuur om de waarde van goederen te kunnen beoordelen, nog voordat de daadwerkelijke verzending en facturatie plaatsvindt.
• Ter goedkeuring vooraf: je stuurt een klant een voorbeeld van de definitieve factuur, zodat deze de bedragen en specificaties eerst kan controleren of intern kan laten goedkeuren door bijvoorbeeld de financiële afdeling.
• Bij een financieringsaanvraag: een klant heeft een indicatie van de kosten nodig om bijvoorbeeld een lening of subsidie aan te vragen, voordat het werk daadwerkelijk wordt uitgevoerd.
• Bij een aanbetaling of voorschot bespreken: om het totaalplaatje te tonen voordat er een aanbetalingsfactuur volgt.

Proformafactuur versus offerte

Een offerte is een aanbod: de klant kan deze accepteren of afwijzen, en er is nog geen overeenkomst. Een proformafactuur ga je meestal pas opstellen nadat er al een (mondelinge of schriftelijke) overeenkomst is, als laatste check voordat je de definitieve, juridisch bindende factuur verstuurt.

Wat moet er op een proformafactuur staan?

Neem dezelfde gegevens op als op een gewone factuur: je bedrijfsgegevens, klantgegevens, omschrijving van producten of diensten, bedragen en (indien van toepassing) btw. Het cruciale verschil is dat je duidelijk en groot "PROFORMA FACTUUR" of "NIET VOOR BETALING" vermeldt, en geen factuurnummer uit je doorlopende factuurreeks gebruikt — anders ontstaat verwarring met je echte administratie.

Btw-behandeling

Omdat een proformafactuur geen daadwerkelijke levering of dienst registreert, hoef je deze niet op te nemen in je btw-aangifte en ontstaat er geen btw-verplichting. Die ontstaat pas op het moment dat je de definitieve factuur verstuurt.

Verstuur je toch per ongeluk een proformafactuur met een nummer uit je normale factuurreeks? Trek dit nummer dan niet opnieuw in, maar laat het bewust open in je administratie met een notitie — zo blijft je nummering aaneengesloten en uitlegbaar bij een controle.

Van proforma naar definitieve factuur

Zodra de klant akkoord is en de levering of dienst daadwerkelijk heeft plaatsgevonden, maak je de definitieve factuur met een nieuw, doorlopend factuurnummer. Verwijs er eventueel naar de proformafactuur in de omschrijving, zodat de klant het verband meteen herkent.

Met FactuurMakenOnline maak je in een paar klikken een document als proforma, en zet je het later met één klik om in een definitieve, rechtsgeldige factuur.