Creditnota maken: wanneer en hoe stel je deze op?

Een verkeerd bedrag, een verkeerde klant, of een klant die spullen retourneert: facturen kloppen niet altijd achteraf. Je past een verzonden factuur echter nooit zomaar aan — in plaats daarvan stel je een creditnota op, ook wel creditfactuur genoemd.

Wat is een creditnota?

Een creditnota is in feite een "factuur in negatief": een document waarmee je een eerder verzonden factuur geheel of gedeeltelijk corrigeert. De bedragen worden hierop met een minteken weergegeven, zodat de boekhouding van zowel jou als je klant weer klopt.

Wanneer heb je een creditnota nodig?

• Foutieve factuur: verkeerd bedrag, verkeerd btw-tarief of verkeerde klantgegevens
• Retournering: de klant stuurt (een deel van) de bestelling terug
• Achteraf verleende korting: je biedt bijvoorbeeld een coulancekorting na een klacht
• Geannuleerde opdracht: het werk gaat (deels) niet meer door, nadat de factuur al verstuurd is
• Oninbare vordering afboeken: een klant betaalt structureel niet en je boekt de vordering af in je administratie

Let op: kleine, eenmalige typefouten die de klant nog niet heeft verwerkt, kun je vaak makkelijker oplossen door de oorspronkelijke factuur te crediteren en in één moeite een nieuwe, juiste factuur te sturen.

Wat moet er op een creditnota staan?

Een creditnota bevat in principe dezelfde gegevens als een gewone factuur, met één essentieel verschil: een duidelijke verwijzing naar het nummer en de datum van de oorspronkelijke factuur die wordt gecorrigeerd. Zonder die verwijzing is het voor zowel jou als de Belastingdienst niet te herleiden waar de creditnota bij hoort.

Verder geef je net als bij een gewone factuur een eigen, doorlopend nummer uit je nummerreeks aan de creditnota (vaak met een duidelijk herkenbaar voorvoegsel zoals "CN-"), en vermeld je de bedragen als negatief bedrag of expliciet als "credit".

Hoe werkt de btw-correctie?

Heb je btw in rekening gebracht op de oorspronkelijke factuur, dan corrigeer je deze btw via de creditnota. Dit bedrag verwerk je in de btw-aangifte van het tijdvak waarin je de creditnota verstuurt — niet door de oude aangifte te herzien. Zo blijft je btw-administratie per periode consistent en correct.

Verstuur een creditnota altijd zo snel mogelijk na het ontstaan van de aanleiding. Hoe langer je wacht, hoe groter de kans dat de correctie in een ander btw-tijdvak terechtkomt dan de klant verwacht, wat tot onduidelijkheid kan leiden bij beide partijen.

Creditnota versus nieuwe factuur

Gebruik een creditnota om een bestaande factuur te corrigeren, en stuur pas daarna eventueel een nieuwe, juiste factuur als er nog een resterend bedrag gefactureerd moet worden. Stuur nooit een "aangepaste versie" van de oorspronkelijke factuur met hetzelfde nummer — dat is administratief niet toegestaan.

Bewaarplicht

Een creditnota valt onder dezelfde bewaarplicht als gewone facturen: bewaar deze minimaal 7 jaar als onderdeel van je administratie.

In FactuurMakenOnline maak je een creditnota met één klik direct vanuit de oorspronkelijke factuur — de verwijzing en btw-correctie worden automatisch correct ingevuld.