Privacybeleid

FactuurMakenOnline.nl ("wij") respecteert je privacy en verwerkt persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Dit beleid legt uit welke gegevens we verzamelen, waarom, en welke rechten je hebt.

Verwerkingsverantwoordelijke

FactuurMakenOnline.nl, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 63456842, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit beleid worden beschreven. Je kunt ons bereiken via de contactpagina.

Welke gegevens verwerken we

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen met bcrypt)
• Bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, KVK-nummer, BTW-nummer, adres, IBAN
• Klant- en factuurgegevens die je zelf invoert of importeert ten behoeve van je eigen administratie
• WeFact API-sleutel (als je de importfunctie gebruikt): versleuteld opgeslagen in onze database; niet leesbaar voor ons personeel en uitsluitend gebruikt om jouw eigen WeFact-gegevens namens jou op te halen
• Bankrekeninggegevens (als je een bankrekening koppelt): IBAN-nummer, naam rekeninghouder, saldo, en transactiegegevens waaronder bedragen, datums, omschrijvingen en tegenrekeninggegevens (naam + IBAN) — opgehaald via Enable Banking op basis van jouw uitdrukkelijke PSD2-toestemming. Wij slaan alleen de gegevens op die nodig zijn voor matching met jouw facturen; ruwe transactiedata wordt niet permanent bewaard.
• Betalingsgegevens via onze betaalverwerker Mollie (wij slaan zelf geen creditcard- of bankgegevens voor abonnementsbetalingen op)
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, gebruiksstatistieken — verzameld via Plausible Analytics, een cookieloze analysetool die geen persistente identifiers gebruikt en bezoekers niet individueel volgt (voor beveiliging en productverbetering)

Waarvoor gebruiken we deze gegevens

• Om je account en facturatiedienst te leveren en te beheren
• Om betalingen te verwerken (via Mollie) en abonnementen te beheren
• Om op jouw verzoek je WeFact-gegevens op te halen en te importeren
• Om banktransacties te matchen met je facturen (bankvereffening)
• Om SMS-notificaties te versturen via Twilio, als die functie actief is en je daarvoor hebt gekozen
• Om je te kunnen ondersteunen bij vragen
• Om wettelijke verplichtingen na te komen (bv. fiscale bewaarplicht)

Bankkoppeling (Enable Banking)

Als je de bankkoppeling activeert, gebruiken wij Enable Banking (Enable Banking Oy, een door de Finse toezichthouder gelicenseerde PSD2-betaalinstelling) om je banktransactiegegevens op te halen. Enable Banking treedt op als verwerker in onze opdracht. De koppeling is strikt alleen-lezen; er kunnen geen betalingen worden geïnitieerd. De toestemming vervalt na 90 dagen. Je kunt de koppeling op elk moment intrekken via je accountinstellingen, waarna wij geen nieuwe transactiegegevens meer ophalen. Eerder opgehaalde transactiematches blijven in je account staan totdat je ze zelf verwijdert. Op de verwerking door Enable Banking is hun eigen privacybeleid van toepassing; zie hun website op enablebanking.com.

Delen met derden

We delen gegevens alleen met partijen die noodzakelijk zijn om de dienst te leveren. Met al deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten afgesloten. We verkopen nooit gegevens aan derden.

• Mollie — verwerking van abonnementsbetalingen
• Enable Banking — ophalen rekeninginformatie (PSD2, alleen als je de bankkoppeling activeert)
• Twilio — SMS-notificaties (in ontwikkeling; alleen als de functie actief is en je daarvoor hebt gekozen)
• SendGrid — transactionele e-mail (factuurverzending, accountnotificaties)
• Plausible Analytics — cookieloze website-analytics (er worden geen persoonsgegevens of persistente identifiers verzameld; daarom is hiervoor geen toestemmingsbanner vereist)
• Dropbox / Google Drive — alleen als je je eigen account koppelt: voor het importeren van bonnetjes, en voor de optionele automatische back-up van je administratie naar je eigen cloudopslag
• Hostingpartij — serverinfrastructuur (gegevens opgeslagen binnen de EU)

Cookies en tracking

Onze website gebruikt zelf alleen strikt noodzakelijke cookies/lokale opslag (inlogsessie, taalvoorkeur). Voor bezoekersstatistieken gebruiken we Plausible Analytics, dat geen cookies plaatst en geen persoonsgegevens verzamelt -- dit loopt daarom altijd, ook zonder toestemming via de cookiebanner. Google Analytics laden we pas nadat je toestemming hebt gegeven via de cookiebanner; zonder toestemming worden er geen analytische cookies geplaatst. Zie onze cookiebanner voor details.

Factuur-, offerte- en mailing-e-mails die via ons platform worden verstuurd bevatten een onzichtbare tracking-pixel, zodat de verzender (jij, als onze klant) kan zien of de e-mail geopend is. Dit is een standaardfunctie van facturatie-/e-mailmarketingsoftware en wordt gebruikt voor jouw eigen administratie, niet voor reclamedoeleinden door ons.

Bewaartermijn

• Factuurgegevens: bewaard conform de Nederlandse fiscale bewaarplicht (7 jaar)
• Banktransactiegegevens: op aanvraag opgehaald; wij bewaren gematchte resultaten gekoppeld aan je facturen zolang je account actief is. Ruwe transactiedata die niet is gematcht aan een factuur wordt niet permanent opgeslagen.
• WeFact API-sleutel: direct verwijderd als je je WeFact-koppeling verwijdert of je account opheft
• Accountgegevens: bewaard zolang je account actief is; na verwijdering van je account worden persoonsgegevens binnen een redelijke termijn gewist, met uitzondering van gegevens die we wettelijk verplicht zijn te bewaren

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering en overdraagbaarheid van je gegevens, en je kunt bezwaar maken tegen verwerking. Je kunt de bankkoppeling of WeFact API-sleutel ook op elk moment zelf intrekken via je accountinstellingen. Voor de overige rechten kun je contact met ons opnemen via de contactpagina.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder bcrypt-wachtwoordhashing, versleuteling van gevoelige sleutels (API-sleutels), TLS/HTTPS voor alle verbindingen, en strikte toegangscontrole op onze servers.

Medewerkers van FactuurMakenOnline.nl kunnen, uitsluitend ten behoeve van technische ondersteuning en na intern verzoek, tijdelijk toegang krijgen tot jouw account. Dit doen wij alleen als dat noodzakelijk is om een probleem op te lossen en uitsluitend met jouw belang voor ogen.

Contact

Vragen over dit privacybeleid? Neem contact op via de contactpagina.