ZZP-administratie bijhouden: wat moet je wettelijk bewaren?

Als zzp'er ben je wettelijk verplicht een administratie te voeren die de Belastingdienst kan controleren. Welke documenten dit precies zijn en hoelang je ze moet bewaren, blijkt in de praktijk niet altijd duidelijk. Hier vind je het overzicht.

Wat valt onder je administratie?

Onder de basisadministratie van een zzp'er valt onder meer:

• Verzonden en ontvangen facturen (verkoop én inkoop)
• Bankafschriften van je zakelijke (en eventueel privé-)rekening, voor zover zakelijk relevant
• Contracten en overeenkomsten met klanten en leveranciers
• Kassabonnen en kwitanties van zakelijke uitgaven
• Urenregistratie, met name relevant voor het urencriterium bij de zelfstandigenaftrek
• Kilometerregistratie bij gebruik van een (privé)auto voor zakelijke ritten
• Loonadministratie, als je personeel in dienst hebt
• Correspondentie die van belang is voor je belastingpositie

Hoelang geldt de bewaarplicht?

De algemene wettelijke bewaarplicht voor je administratie is 7 jaar. Dit geldt voor het overgrote deel van je administratie: facturen, bankafschriften, contracten en overige bewijsstukken.

Er is één belangrijke uitzondering: gegevens over onroerend goed (zoals een bedrijfspand) moet je 10 jaar bewaren, in verband met de herzieningstermijn voor de btw op investeringsgoederen.

Mag je je administratie digitaal bewaren?

Ja, digitaal bewaren is toegestaan, en in de praktijk voor de meeste zzp'ers ook de meest praktische werkwijze. De Belastingdienst stelt hierbij wel een aantal eisen:

• De gegevens moeten binnen redelijke termijn leesbaar en controleerbaar te maken zijn, ook na jaren
• De inhoud van het document mag niet wijzigen na opslag (denk aan een afgesloten PDF in plaats van een bewerkbaar Word-bestand)
• Je moet de gegevens op verzoek binnen een redelijke termijn kunnen overhandigen aan de Belastingdienst

Scan je papieren bonnetjes in en bewaar je facturen digitaal in een boekhoudpakket, dan voldoe je doorgaans aan deze eisen — een papieren kopie is daarna niet meer nodig.

Maak van je digitale administratie regelmatig een back-up op een andere locatie dan waar het origineel staat. Bij gegevensverlies door een technisch defect accepteert de Belastingdienst "het is kwijt" namelijk niet als geldig excuus.

Wat gebeurt er bij een controle?

Bij een controle door de Belastingdienst moet je je administratie binnen een redelijke termijn kunnen aanleveren, compleet en overzichtelijk. Ontbreken er stukken, dan kan de inspecteur de winst schatten op basis van een zogeheten "omkering van de bewijslast" — in de praktijk meestal ongunstiger voor jou dan de werkelijke situatie. Een nette, volledige administratie is dus ook in je eigen belang.

Gevolgen van een onvolledige administratie

Naast een geschatte (vaak hogere) aanslag, kan een onvolledige of niet-controleerbare administratie leiden tot een boete. Bij herhaalde of grove nalatigheid kan dit zelfs verstrekkende gevolgen hebben. Een goed bijgehouden administratie vanaf dag één voorkomt dit risico volledig.

FactuurMakenOnline bewaart al je verzonden facturen, creditnota's en bijlagen automatisch en overzichtelijk op één centrale plek — inclusief eenvoudig exporteren voor je boekhouder of bij een controle.