Wat moet er verplicht op een factuur staan? (juridische eisen)

Een factuur is niet zomaar een rekening — het is een fiscaal document met wettelijke eisen. Ontbreekt er een verplicht gegeven, dan kan dit problemen geven bij een belastingcontrole of bij je klant (die de BTW dan mogelijk niet kan terugvragen).

De volledige checklist

• Factuurdatum — de datum waarop de factuur is opgemaakt
• Factuurnummer — uniek en opeenvolgend, zonder gaten of duplicaten
• Jouw bedrijfsgegevens — volledige naam en adres
• KVK-nummer
• BTW-identificatienummer
• Klantgegevens — naam en adres van de afnemer
• Omschrijving — duidelijke beschrijving van de geleverde goederen of diensten
• Aantal/hoeveelheid van de geleverde goederen of omvang van de dienst
• Leverdatum — wanneer de dienst/het product is geleverd (kan afwijken van de factuurdatum)
• Bedrag exclusief BTW per tarief, als er meerdere tarieven van toepassing zijn
• BTW-tarief en -bedrag
• Totaalbedrag inclusief BTW

Extra eisen bij specifieke situaties

In sommige gevallen gelden aanvullende eisen:

• BTW verlegd: bij diensten aan ondernemers in andere EU-landen vermeld je "BTW verlegd" in plaats van een BTW-bedrag, plus het BTW-nummer van je klant.
• Kleineondernemersregeling: vermeld dat je BTW-vrijstelling geniet onder de KOR, zonder BTW-bedrag te berekenen.
• Creditfacturen: moeten verwijzen naar het oorspronkelijke factuurnummer.

Wat als je iets vergeet?

Een onvolledige factuur is niet per se ongeldig, maar kan wel problemen geven: je klant kan de voorbelasting (BTW) mogelijk niet terugvragen, en bij een controle door de Belastingdienst kan een onvolledige administratie tot vragen of correcties leiden.

Een factuurprogramma zoals FactuurMakenOnline.nl vult automatisch al je bedrijfsgegevens, het juiste BTW-tarief en een doorlopend factuurnummer in — zo vergeet je nooit een verplicht onderdeel.