Facturatie

Hoe maak je een professionele factuur? Compleet stappenplan

Bijgewerkt op 22 juni 2026 · FactuurMakenOnline.nl

Een factuur lijkt simpel, maar er gelden wettelijke eisen aan wat erop moet staan. Dit stappenplan helpt je een correcte, professionele factuur op te stellen — handmatig of automatisch via een factuurprogramma.

Wat moet er verplicht op een factuur staan?

Volgens de Belastingdienst moet een factuur minimaal de volgende gegevens bevatten:

Een uniek, opeenvolgend factuurnummer
De factuurdatum
Je volledige bedrijfsnaam en adres
Je KVK-nummer en BTW-identificatienummer
Naam en adres van je klant
Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten
De hoeveelheid en datum van levering
Het bedrag exclusief BTW
Het toegepaste BTW-tarief (21%, 9% of 0%) en het BTW-bedrag
Het totaalbedrag inclusief BTW

Stap 1: Kies een factuurnummering

Factuurnummers moeten opeenvolgend zijn — je mag geen nummers overslaan of hergebruiken. Een veelgebruikt format is JAAR-VOLGNUMMER, bijvoorbeeld 2026-0001. Een factuurprogramma genereert dit automatisch, wat fouten voorkomt.

Stap 2: Vermeld de juiste BTW

De meeste diensten en producten vallen onder het 21% BTW-tarief. Een verlaagd tarief van 9% geldt voor bijvoorbeeld voedingsmiddelen, boeken en bepaalde diensten. Exporteer je naar het buitenland, dan kan 0% van toepassing zijn — vermeld in dat geval altijd de reden (bijvoorbeeld "BTW verlegd" bij diensten aan ondernemers in de EU).

Stap 3: Stel een betalingstermijn vast

Standaard geldt in Nederland een redelijke betalingstermijn van 30 dagen, tenzij je iets anders afspreekt. Vermeld de vervaldatum duidelijk op de factuur, zodat er geen onduidelijkheid ontstaat.

Stap 4: Verstuur en bewaar de factuur

Een factuur per e-mail versturen is in Nederland rechtsgeldig. Bewaar al je facturen minimaal 7 jaar — dit is de wettelijke fiscale bewaarplicht.

Tip: met een factuurprogramma als FactuurMakenOnline.nl worden factuurnummering, BTW-berekening en bewaarplicht automatisch geregeld, en kun je direct een iDEAL-betaallink of QR-code toevoegen zodat klanten sneller betalen.

Veelgemaakte fouten

Factuurnummers overslaan of dubbel gebruiken
Het BTW-nummer vergeten te vermelden
Geen duidelijke omschrijving van de dienst/het product
Verkeerd BTW-tarief toepassen