BTW-nummer aanvragen en controleren: zo regel je het
Voordat je facturen met btw mag versturen, heb je een btw-nummer (ook wel btw-identificatienummer of btw-id genoemd) nodig. Voor de meeste ondernemers gaat dit automatisch, maar er is wel verschil tussen rechtsvormen en tussen het btw-nummer en je RSIN.
Hoe krijg je een btw-nummer?
Schrijf je een eenmanszaak of vennootschap onder firma in bij de KVK, dan geeft de KVK je gegevens automatisch door aan de Belastingdienst. Binnen enkele dagen tot twee weken ontvang je per post een brief met je btw-identificatienummer en je btw-onderwerpsnummer. Je hoeft hiervoor dus niets apart aan te vragen.
Richt je een BV op, dan verloopt de aanmelding via de notaris en de Belastingdienst, en ontvang je het btw-nummer eveneens automatisch na de oprichting.
Btw-identificatienummer versus RSIN
Sinds de invoering van het btw-id voor eenmanszaken bestaan er twee verschillende nummers naast elkaar:
- Btw-identificatienummer (btw-id): het nummer dat je op facturen en je website vermeldt. Dit nummer bevat geen koppeling met je burgerservicenummer.
- Omzetbelastingnummer (OB-nummer): het nummer waarmee je btw-aangifte doet bij de Belastingdienst. Dit nummer gebruik je nooit op facturen.
Verwar deze twee niet: het btw-id is openbaar en voor klanten bedoeld, het OB-nummer is privé en alleen voor het indienen van je aangifte.
Waar vind je je btw-nummer terug?
Ben je je nummer kwijt? Je vindt het op:
- De bevestigingsbrief van de Belastingdienst
- Je KVK-uittreksel (niet altijd, vraag anders na bij de KVK)
- Eerder verstuurde facturen
- Je inloggegevens van Mijn Belastingdienst Zakelijk
Het btw-nummer van een klant controleren via VIES
Doe je zaken met een ondernemer in een ander EU-land en wil je gebruikmaken van de btw-verlegging (reverse charge) bij intracommunautaire leveringen of diensten? Dan moet je het btw-nummer van je klant controleren. Dit doe je via VIES (VAT Information Exchange System), de officiële controletool van de Europese Commissie.
Je vult het landnummer en btw-nummer van je klant in, en VIES geeft direct aan of het nummer geldig is en (meestal) bij welk bedrijf het hoort. Is het nummer ongeldig of onbekend, breng dan gewoon Nederlandse btw in rekening totdat de klant een geldig nummer kan aantonen — anders loop je het risico dat de Belastingdienst de verlegging bij een controle afwijst.
Bewaar altijd een schermafdruk of bevestiging van de VIES-controle bij de factuur. Bij een belastingcontrole moet je kunnen aantonen dat je het nummer destijds hebt gecontroleerd.
Btw-nummer niet correct? Dit kun je doen
Klopt er iets niet, bijvoorbeeld een verkeerde tenaamstelling, neem dan contact op met de Belastingdienst. Bij twijfel over een nummer van een buitenlandse klant kun je altijd de officiële instantie van dat land raadplegen via de links op de VIES-website.
Met FactuurMakenOnline vul je je btw-nummer eenmalig in je bedrijfsprofiel in — het verschijnt daarna automatisch op elke factuur, inclusief de juiste btw-verlegging als dat van toepassing is.